Rédiger un Manuel de l’Employé qui répond aux exigences B Corp : Mode d’Emploi.

Après avoir parcouru le BIA (B Impact Assessment) pendant des semaines, vous réalisez qu’une action relativement simple est très valorisée par B Corp : rédiger un Manuel de l’Employé. Ce document officialise les droits et devoirs des collaborateurs. Selon ce qu’il contient, il peut ramener plus ou moins de points.

Découvrons ensemble le Manuel « Parfait » pour répondre aux exigences Bcorp – et faire de votre entreprise un modèle d’inclusion, de bien-être salarial et d’engagement des collaborateurs.

Dans le cadre de la certification BCorp, le Manuel de l’Employé a une double utilité.

D’abord, votre Manuel protège et officialise les droits de vos collaborateurs.

Et c’est essentiel pour assurer l’engagement et la satisfaction de vos équipes. Plus votre manuel est engagé, et plus le BIA le valorise. Par exemple, chacune des mentions suivantes rapporte 0,09 points au BIA (le tout étant plafonné à 0,44 points) :

  • Une déclaration de non-discrimination (en fonction du genre, de l’éthnicité, de l’orientation sexuelle, de la religion etc. de vos collaborateurs)
  • Votre politique anti-harcèlement  : quels sont vos mécanismes de reporting? N’hésitez pas à détailler les procédures disciplinaires (que se passe-t-il quand quelqu’un est victime de harcèlement au sein de votre entreprise ?)
  • Une déclaration sur les heures de travail (Quelles sont les horaires ? Les salariés sont-ils sur un 35 h ? 39 h ? Profitez-en pour y inscrire le droit à la déconnexion.)
  • Votre politique en matière de rémunération et de rendement (quand sont versés les salaires ? Il y a-t-il des primes ? De l’intéressement ?)
  • Votre politique sur les avantages, la formation et les congés. Ici, plus votre entreprise est généreuse, et plus le BIA le valorise (vous pouvez aller bien au-delà des 0,09 points en fonction de ce que votre entreprise propose – on en reparle plus bas).
  • Le processus de règlement des différends au sein de votre entreprise.
  • Les procédures disciplinaires et sanctions possibles (ici il s’agit moins de donner des droits au collaborateurs, mais surtout de l’éclairer sur les pratiques de l’entreprise en cas de faute grave).
  • Une déclaration de neutralité concernant le droit des travailleurs de négocier collectivement et la liberté d’association
  • L’interdiction du travail des enfants et du travail forcé ou obligatoire (bon, ça en France cela va tellement de soit qu’en pratique, on ne l’ajoute jamais, mais BCorp étant un label international, le BIA propose tout de même de l’ajouter).

Toutes ces mentions sont des points “faciles”, car hormis un peu de temps consacré à la rédaction, le Manuel de l’Employé ne demande pas d’engagements particuliers de la part de l’entreprise.

Cela dit, vous pouvez aller beaucoup plus loin en protégeant davantage vos collaborateurs, et en officialisant ces engagements dans le Manuel de l’Employé.

On en vient donc à sa seconde utilité :

Le Manuel de l’Employé prouve l’engagement de votre entreprise pour le bien-être de vos collaborateurs

Certaines B Corps vont encore plus loin pour le bien-être de leurs salariés. Pour n’en citer que quelques-unes :

  • Open Classrooms, qui propose des congés illimités à ses collaborateurs
  • Utopies qui a mis en place un système de parrainage / marrainage pour bien intégrer et former les nouvelles recrues
  • Welcome to the Jungle, qui a lancé la semaine de 4 jours…

Aucune de ces pratiques n’est obligatoire, mais chacune est valorisée dans le BIA. Au moment de l’audit, il faudra néanmoins prouver ce que vous avez mis en place. Ici, le manuel de l’employé peut éventuellement faire office de preuve.

Voici quelques idées d’initiatives faciles à mettre en œuvre, qui amélioreront le bien-être, l’engagement, et l’évolution de vos collaborateurs (et qui, accessoirement, vous feront gagner jusqu’à 7 points supplémentaires au BIA).

Aidez vos collaborateurs à développer leurs carrières

­Détailler la pratique de votre entreprise liée à l’embauche des stagiaires est un quick-win. Le BIA vous encourage, par exemple, à évaluer formellement la performance de vos stagiaires pour qu’ils puissent s’améliorer ; à officialiser les objectifs ou programmes de chaque stage (sur la fiche de poste, par exemple) ; à récolter systématiquement les commentaires de vos stagiaires sur leur expérience ; et même à recruter les stagiaires à la fin de leur formation, quand c’est possible.

Concernant les nouvelles recrues, votre Manuel peut détailler le processus formel de leur intégration. En fonction de la durée de cette formation, le BIA le valorise entre 0,1 et 1 point (pour une formation d’un mois complet).

Une autre bonne pratique est de faciliter l’évolution au sein de l’entreprise, par exemple en affichant systématiquement les postes vacants en interne, et, à compétence égale, en favorisant les recrutements internes. BCorp encourage particulièrement les évolutions horizontales (par exemple si un chef de projet peut devenir commercial !).

Dernière initiative facile, vertueuse, et très valorisée dans le BIA : le “Feedback 360”. Il s’agit ici de faire participer toutes les parties prenantes à l’évaluation annuelle des collaborateurs – et notamment des managers. Ces derniers bénéficient ainsi des retours de leur N+1, mais également de leurs équipes, voire même d’autres acteurs avec qui ils travaillent (clients, partenaires…). On est sur un management plus participatif, et moins descendant.

Adoptez une politique ambitieuse pour la santé, le bien-être et la sécurité de vos collaborateurs.

­Ici, BCorp vous encourage à choyer vos collaborateurs. Voici quelques idées qui ressortent du BIA, et comment elles sont valorisées.

Allonger le congé parental en officialisant, dans votre manuel de l’employé, la possibilité de poser des congés supplémentaires est valorisé – même si c’est du sans solde.

Formaliser votre politique de soutien aux mères allaitantes est très encouragé, à condition de le faire sérieusement. Par exemple, en consacrant un bureau pour les mamans qui souhaitent pouvoir tirer leur lait, ou en leur donnant la possibilité de télétravailler.

Formaliser le nombre de jours de congés payés est également conseillé. En France, on en a par défaut 25, ce qui rapporte 0,52 points. Cela dit, si vous en offrez plus, vous pouvez monter jusqu’à 0,7 points (en l’occurrence, si vous offrez plus de 36 jours par an).

Subventionner des activités de bien-être pour vos collaborateurs est également une bonne initiative. Quelques idées : organiser des sessions de sport sur les temps de pause, ou tenir régulièrement des ateliers et conférences sur la communication non violente, la méditation, etc.

Enfin, plus vous donnez de flexibilité à vos collaborateurs, et plus le BIA reconnaît votre engagement. Quelques idées : permettre le télétravail, autoriser une certaine flexibilité dans les horaires, officialiser la possibilité de passer en temps partiel…

­Favorisez l’engagement et la satisfaction de votre équipe

­La première chose à faire ici est de mesurer l’engagement de vos collaborateurs – par exemple en publiant un NPS (Net Promoter Score) 2 fois par an, et en officialisant cette pratique dans votre Manuel. Le simple fait de mener un NPS est valorisé à 0,22 points. Si en plus, il révèle de bons taux de satisfaction (>90%), vous pouvez grimper jusqu’à 1,73 points supplémentaires, ce qui est énorme.

Responsabiliser les collaborateurs en les impliquant dans les décisions importantes de l’entreprise est également vertueux. Par exemple, vous pouvez officialiser dans votre Manuel :

  • des mécanismes de feedbacks et de plaintes au-delà des lignes hiérarchiques directes.
  • l’intégration les commentaires des collaborateurs avant de réaliser un changement opérationnel ou stratégique au sein de l’entreprise
  • l’adoption de principes d’auto-gestion aux bureaux
  • la possibilité des employés d’élire un ou plusieurs membres de votre Conseil d’Administration… etc.

 Impliquez vos équipes dans la rédaction du manuel de l’Employé

Dernier conseil pour votre Manuel de l’Employé : impliquez vos équipes dans sa conception ! D’une part, parce que la gestion collaborative est dans l’esprit même de B Corp. Une co-rédaction permettra à vos collaborateurs d’y trouver du sens, et de réellement s’approprier leur Manuel.

D’autre part, parce qu’il vous permettra de rédiger un Manuel qui vous ressemble. Peut-être qu’en cours de rédaction, vous réaliserez que vos équipes s’en fichent que l’entreprise finance le sport chaque semaine ; mais qu’en revanche elles préfèreraient lancer un potager collectif, ou des « midis-mécénat » à la place.

Alors à vos post-its et vos feutres colorés – et si vous avez besoin d’aide pour vous lancer, n’hésitez pas à vous faire accompagner.